隨著數字經濟的發展，會計檔案領域關鍵政策不斷推進。國家稅務總局的增值稅發票電子化改革、財政部的電子票據試點、海關總署的電子海關專用繳款書試點等工作都在積極推進。電子會計檔案的全流程電子化和信息化是未來的大勢所趨，中國會計檔案管理逐漸向數字化發展。

2016年1月1日，《會計檔案管理辦法》開始實施，該辦法由財政部、國家檔案局聯合發布，其中第八條規定了滿足特定條件的單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案。

2020年3月23日，《關于電子會計憑證報銷入賬歸檔的相關問題通知》發布，其中明確規定了電子會計憑證與紙質會計憑證具有同等法律效力。

2022年7月1日，《電子會計檔案管理規范》開始實施，其中規定了電子會計資料形成、收集、整理、歸檔和電子會計檔案保管、統計、利用、鑒定、處置等內容。

2023年5月15日，《關于聯合開展電子憑證會計數據標準深化試點工作的通知》研究制定了《電子憑證會計數據標準》發布，增加了試點電子憑證種類，擴大了開具端和接收端試點單位范圍，進一步明確了數電票報銷歸檔的保存方式。進一步打通電子憑證報銷、入賬、歸檔端“最后一公里”。

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什么是電子會計檔案

在《電子會計檔案管理規范》中指出，電子會計檔案是在會計核算工作中由電子計算機直接形成或接收、傳輸、存儲并歸檔，記錄和反映單位經濟業務事項，具有憑證、查考和保存價值的電子會計資料。

以下資料均屬于電子會計檔案：

1）電子憑證，包括原始憑證、記賬憑證；

2）電子賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿；

3）電子報表，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告；

4）其他電子會計核算資料，包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

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電子會計檔案優勢

1. 提高會計工作效率：電子會計檔案可以實現自動化處理，減少人工操作。通過計算機系統自動生成、審核和報送會計報表，可以大大縮短會計報表的編制周期，提高企業的決策效率。

2. 降低企業成本：電子會計檔案可以減少紙質檔案的存儲和管理成本，節省辦公空間，降低企業運營成本。同時，電子會計檔案可以實現遠程訪問和共享，方便企業內部和外部的信息交流，降低溝通成本。

3. 提高會計信息質量：電子會計檔案可以實現實時更新和查詢，確保會計信息的準確性和時效性。通過計算機系統的自動校驗和審計功能，可以有效防止人為錯誤和舞弊行為，提高會計信息的質量。

4. 促進企業信息化管理：電子會計檔案是企業信息化建設的重要組成部分，有助于推動企業實現全面信息化管理。通過與其他業務系統的集成，可以實現財務數據的自動導入和導出，提高企業信息化管理水平。

5. 加強內部控制：電子會計檔案可以實現對會計數據的實時監控和分析，有助于加強企業內部控制。通過對會計數據的實時追蹤和分析，可以發現潛在的風險和問題，及時采取措施進行整改，降低企業的經營風險。

6. 符合環保要求：電子會計檔案可以減少紙質檔案的使用，有利于環保。

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企業如何實現電子會計檔案

企業需要建立完善的檔案管理流程和制度，包括電子會計檔案的采集、制作、存儲和查詢等環節。并有先進的技術手段，如云計算、大數據、人工智能等，以提高電子會計檔案的采集、存儲、處理和查詢的效率和質量。

具體來說，電子會計檔案的實現步驟包括：

1. 建立電子會計檔案系統：企業需要建立完善的電子會計檔案系統，該系統需要能夠與企業的財務軟件、報銷系統、稅務系統等業務系統進行對接，實現數據的自動獲取和歸檔。

2. 數據采集：通過接口或其他方式，將需要歸檔的數據采集到電子會計檔案系統中。

3. 數據整理：按照歸檔的規則對需要歸檔的文件進行整理上架，確保數據的準確性和完整性。

4. 數據存儲：將檔案資料存儲于系統中，并采用先進的數據存儲技術，如云存儲、分布式存儲等，以提高數據的可靠性和安全性。

5. 數據利用：通過查詢和檢索功能，方便內部及外部的利用，實現數據的共享和交換。

此外，為了保障電子會計檔案的真實性和完整性，企業還需要采取一些措施，如引入數字簽名技術、加密技術等，確保電子會計檔案在傳輸和存儲過程中不被篡改或偽造。同時，對于一些重要的電子會計檔案，企業還可以采取紙質備份或電子備份的方式進行保管，以確保檔案的安全性和可靠性。

顯然，企業實現電子會計檔案需要一定的技術能力，目前有較多的第三方電子會計檔案服務商，例如金蝶發票云可以幫助企業實現電子會計檔案各種能力，且嚴格按照財政部、檔案局電子歸檔管理最新規定建設的云服務產品，可以滿足企業大部分訴求。

隨著《電子會計檔案管理規范》的不斷推進，未來幾年，電子會計檔案的管理勢在必行。因此，企業需要構建全生命周期的會計電子檔案管理藍圖，并充分利用會計核算信息系統數據，實現電子會計檔案自動分類歸檔。

附錄：電子會計檔案熱點問答

1.    電子會計憑證與紙質會計憑證相比，有法律效力嗎？

來源合法、真實的電子會計憑證與紙質會計憑證具有同等法律效力。

2.    以電子會計憑證的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據的，還需要保存電子會計憑證嗎？

單位以電子會計憑證的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據的，必須同時保存打印該紙質件的電子會計憑證。

3.    電子會計檔案的保管期限是多久？

會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

4.    屬于歸檔范圍的電子會計資料能否僅以電子形式保存會計檔案？

單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。同時滿足下列條件的，單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：

（一）形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸；

（二）使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序；

（三）使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系；

（四）采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；

（五）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響；

（六）形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。

滿足上述規定條件，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會計檔案。