在數字經濟時代，隨著《中華人民共和國檔案法》的修訂與完善，以及《“十四五” 全國檔案事業發展規劃》等一系列相關重要文件的陸續出臺，國家對檔案工作的重視達到一個新高度，指明了檔案管理要向數字化、智能化轉型，提高檔案服務的質量和效率，以更好地滿足社會各界對檔案信息的需求，為國家的發展和進步提供有力支持。

那么，國家檔案局對于推進傳統載體檔案數字化發布了怎樣的保障性政策呢？各行各業又是如何開展電子檔案管理實踐？

數字檔案資源相關政策速覽

一、國家檔案局科技項目計劃

2024年06月27日，國家檔案局發布《2024年度國家檔案局科技項目計劃》。在108個項目中，數字檔案資源管理受到高度重視，涵蓋了電子文件歸檔與管理、檔案數據治理與開發利用、檔案數字化轉型、人工智能等技術在檔案管理中的應用等內容。國家檔案局積極推動數字檔案資源管理相關的研究和實踐，表明數字檔案資源在檔案工作中的重要性日益凸顯。

二、檔案數字資源行業標準

2024年08月22日，國家檔案局發布《檔案數字資源備份實施規范》、《電影膠片檔案數字化規范》、《恒溫恒濕檔案庫房空調工程施工及質量驗收規范》、《檔案展覽工作規范》、《招標投標電子文件歸檔規范》、《ERP 系統電子文件歸檔和電子檔案管理規范》6 項行業標準，自 2025 年 2 月 1 日起實施。這些標準的發布在企業數字化轉型過程中將發揮重要作用，有助于企業建立完善的數字化檔案管理體系，提高企業信息資源的綜合利用效率，為企業的業務運營和管理決策提供可靠的數據支持。

三、建設工程行業對電子檔案管理實踐

2024年7月26日，北京市地方標準《建設工程電子文件與電子檔案管理規程》首發宣貫會順利舉辦，與會的專家學者認為建設工程電子文件與電子檔案管理的重要性日益凸顯。《規程》在推動行業信息化、智能化發展方面，加強了行業數據的歸集、分析能力，有效促進建立行業數據庫，為行業提質增效、綠色發展和工程質量的透明化、可追溯化管理提供有力保障。

電子會計檔案，引領數字檔案資源管理新潮流

電子會計檔案作為數字檔案資源的特定類型，包含企業的財務報表、賬簿、憑證，詳細記錄了企業的經濟業務往來、收支狀況等關鍵財務數據。這些信息是數字檔案資源中重要的經濟數據，對于企業的管理、決策和審計具有重要價值。作為數字檔案資源的一部分，電子會計檔案也具有數字檔案資源的共性特點，如數字化、存儲方便、檢索快捷、可共享等。

與傳統紙質會計檔案相比，電子會計檔案具有諸多顯著優勢：

①存儲方便。電子會計檔案以數字形式存儲在硬盤、光盤、云空間等介質中，無需像傳統紙質檔案那樣占用大量物理空間。不僅可以輕松應對不斷增長的檔案數量，還能有效避免因環境因素對檔案造成的損壞。

②檢索快捷。電子會計檔案借助信息技術，實現快速高效的檢索。通過關鍵詞搜索、分類篩選等功能，用戶可以精準定位到所需的檔案內容，無需像翻閱紙質檔案那樣耗費大量時間和精力，并且可以進行套打、導出等操作，滿足不同場景下的使用需求。

③便于共享。電子會計檔案打破了傳統紙質檔案在共享和協作方面的限制。不同部門、不同地區的人員可以同時訪問和使用電子檔案，實現信息的快速傳遞和共享，能夠有效減少溝通成本和時間延遲。同時，電子檔案管理系統可以設置權限和密級，確保檔案的安全性和保密性，使得企業內部的管理和控制更加規范和高效。

④數據準確。電子會計檔案在數據錄入和管理過程中，能夠通過自動化的校驗功能對數據進行四性檢測（安全性、真實性、可用性和完整性）。相比紙質檔案容易出現的填寫錯誤、字跡不清等問題，電子檔案可以有效避免人為因素導致的錯誤。

AI賦能，技術加持

一、智能分類與歸檔。AI 可以自動分析電子會計檔案中的內容，根據預設的分類標準和規則，將不同類型的會計文件準確地分類并歸檔。例如，能夠區分發票、憑證、報表等不同類型的文檔，并將其存儲到相應的文件夾中。這大大提高了檔案整理的效率和準確性，減少了人工分類可能出現的錯誤。

二、智能檢索與查詢。利用自然語言處理技術，AI 可以理解用戶的查詢意圖，實現更智能的檢索。用戶無需記住復雜的關鍵詞組合，只需用自然語言描述所需查詢的內容，如 “查找上個月的銷售發票”，AI 就能快速準確地從大量電子會計檔案中檢索出相關文件。

三、智能審計輔助。在審計過程中，AI 可以協助審計人員快速篩選和分析大量的電子會計檔案。通過數據挖掘和模式識別技術，發現潛在的審計線索和問題點。同時，AI 還可以生成審計報告的初稿，提高審計工作的效率和質量。